Bei Standardinstallationen von UCS können bereits Mailservices ausgewählt und über das UCS Managementsystem verwaltet werden. Diese bieten eine einfach zu administrierende, integrierte Umgebung und decken den üblichen Bedarf von Maillösungen ab.

Ein UCS Mailserver implementiert die üblichen Mailprotokolle SMTP(S), POP(S) und IMAP(S). Damit ist die Zusammenarbeit mit den meisten Mailclients (z.B. Microsoft Outlook und Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Evolution, Kontact usw.) problemlos. Die Verbindung zur Außenwelt kann eigenständig (Zustellung anhand von MX Records) oder mittels konfigurierbarem Mail Relay über den vorhandenen Provider erfolgen.

Über das UCS System versandte Mails werden auf Viren und Spam geprüft und anhand der Zuordnungen im Managementsystem an Benutzer oder Gruppen von Benutzern zugestellt. Benutzer können auf das Mailsystem mit dem gleichen Passwort wie während des Windows bzw. Linux Logons zugreifen.

Dem Administrator stehen erweiterte Möglichkeiten zur Administration zur Verfügung. So kann er einzelnen oder allen Benutzern Begrenzungen des bereitgestellten Sepicherplatzes auferlegen oder die zulässige Größe von Mails definieren.

Durch die Speicherung aller Benutzer im zentralen LDAP-Verzeichnis steht ein zentrales Adressbuch bereit, dass mit zahlreichen Clients genutzt werden kann (z.B. Microsoft Outlook oder KDE Kontact).

UCS Mailservices werden sehr häufig als internes Mailsystem eingesetzt, um in Unternehmen oder Behörden allen Mitarbeitern den Zugriff auf Maildienste zu bieten. Einige Vorteile gegenüber einer extern gehosteten Mailumgebung sind:

• Die direkte Integration in das Managementsystem erfordert kein doppeltes Pflegen von Benutzernamen und Passwörtern bei einem Provider.
• Anzahl und Grösse der bereitgestellten Postfächer sind nicht von Vereinbarungen mit dem Provider abhängig.
• Interne Mails verlassen nicht das interne Netzwerk; die Auslastung der Internetanbindung wird verringert und der Zugriff auf Mails durch Dritte erschwert.

Erweiterte Möglichkeiten bieten die umfangreicheren Mail- und Groupwarelösungen basierend auf Kolab2 (Univention Groupware Server) und Scalix für UCS. Eine Übersicht über die Gemeinsamkeiten und Unterschiede bietet der Bereich Vergleich Maillösungen.

UCS Mailservices sind stark in das UCS Managementsystem integriert und nutzen daher das LDAP-Verzeichnis als Konfigurations-Backend. Für die Installation wird ein UCS Serversystem mit lokalem LDAP-Verzeichnis (jeder UCS Domänencontroller) vorausgesetzt.

Die Anforderungen an die Systemhardware hängen beim Mailservices von der Anzahl und durchschnittlichen Größe der versendeten Mails ab, da die Hauptbelastung des Systems durch die Erkennung und Filterung von Viren und Spam entsteht. Die Anzahl der eingerichteten Benutzer spielt dabei eine untergeordnete Rolle, entscheidender ist, wie viele von ihnen parallel das System nutzen. Das unterschiedliche Verhalten verschiedener Mailclients ist dabei ebenso ein Faktor wie die Einrichtung als IMAP oder POP Client.

Erfahrungsgemäß können mit üblicher Serverhardware Mailservices für einige hundert aktive Benutzer betrieben werden, wobei einige tausend Benutzer im Managementsystem registriert sein können.

UCS Mailservices basieren auf den verbreiteten Diensten Postfix (SMTP) und Cyrus (POP, IMAP). Zur Spam- und Virenerkennung sind Spamassassin, Amavis und Clamav integriert; die Einbindung kommerzieller Virenscanner kann optional erfolgen.

Die Konfiguration von Postfix ist direkt an das LDAP des Managementsystem angebunden, so dass Änderungen sofort umgesetzt werden. Der Administrator kann Benutzern eine primäre Mailadresse zuordnen, die eindeutig ist und für sein Cyrus-Postfach verwendet wird, sowie alternative Adressen unter denen der User ebenfalls zu erreichen ist. Mailadressen können auch an Benutzergruppen hinterlegt werden und so als Verteiler über die Gruppenmitglieder fungieren.

Die Authentifikation beim Zugriff auf SMTP, POP oder IMAP erfolgt direkt gegen das LDAP, dabei werden die Konten-Eigenschaften (Ablauf, Sperren) des Benutzers berücksichtigt.

Jeder UCS Standard-Mailserver ist für eine oder mehrere Maildomänen zuständig und stellt Nachrichten an andere Domänen Mails durch Auflösen der MX Records oder (konfigurierbar) per SMTP Relay zu. Werden in einer UCS Domäne mehrere Standard-Mailserver betrieben, müssen diese unterschiedlichen Maildomänen zugeordnet und im DNS berücksichtigt werden (siehe auch Domänenkonzept).

Erweiterte Möglichkeiten auch im Mehrserverbereich bietet der Univention Groupware Server oder Scalix für UCS.